添付ファイルの送りかた

 

文書をメールで送りたいときはあるものです。レポート課題等で「メールで提出」のような教科も増えてると思います。いくつか注意事項を。

WORDやEXCEL、PowerPointなどはそこそこ優秀なアプリケーションですが、売り物なので誰もが必ずもってる、ってものではない。また、こういうアプリケーションは起動にすごく時間がかかって(「重い」)、ファイルの中身をちょっと見たい、とかってときには面倒なものです。Google Mail (Gmail)だとプレビュー機能あって少しましですけどね。添削などのために編集可能なWord/Excelのファイルを受けとらねばならない場合は別ですが、そうでないのにWord立ちあげさせられるのはつらい。

受けとる相手の手間をなるべく省くようにしましょう。

(1) ファイルを添付してそのまま送らないで、必ずメール本文になんのファイルかを明記すること。

「鳥辺野女子大学現代遊興学部1500893の遊野好子です。遊興倫理学のレポートをPDFで添付します。よろしくおねがいします。」ぐらい書けばよい。メールの件名(Subject)も忘れずにね。大学教員へのメールの書き方も見てください。

 

(2) PDFにする

PDFは規格が公開されていて、Webブラウザでも読めるしAcrobat Readerなどの動作が軽快な(軽い)アプリで読めるので便利です。どうしてもWordやExcelのファイルを送らねばならないという場合を除いて、なるべくPDFで送りましょう。もちろんその他指示されてたらそれにしたがってください。

(3) 内容を本文にコピペしておく

簡単な文書だったら、内容をメール本文にコピペしておいて「内容を本文に転記しておきます。正式なものは添付ファイルをご覧ください」のようにしてもらうと受けとる方は楽ですわね。事務的な添付ファイルはそうしたい。大学事務の人なぜこれやってくれないのかな。

(4) ファイル名に気をつける

たとえば「遊興倫理学」という科目のレポートの場合、「遊興倫理学レポート.docx」みたいなファイル名はよくありません。みんな「遊興倫理学レポート」って名前使ってしまって、複数のファイルがごっちゃになります。ちゃんとした先生はファイル名のつけ方も指定もすると思いますが、「遊興倫理学15000001遊野好子.pdf」みたいな形にしておくと、重複がなくなるので受けとる方は楽です。(昔はファイル名に空白入れるな、日本語使うな、みたいなのがありましたが、最近は気にする必要ないでしょう。) レポートなどの場合は教員がはっきり指定するべきですわね。

大学教員へのメールの書き方も見てください。


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