添付ファイルの送りかた

文書をメールで送りたいときはあるものです。レポート課題等で「メールで提出」のような教科も増えてると思います。いくつか注意事項を。

WORDやEXCEL、PowerPointなどはそこそこ優秀なアプリケーションですが、売り物なので誰もが必ずもってる、ってものではない。また、こういうアプリケーションは起動にすごく時間がかかって(「重い」)、ファイルの中身をちょっと見たい、とかってときには面倒なものです。Google Mail (Gmail)だとプレビュー機能あって少しましですけどね。添削などのために編集可能なWord/Excelのファイルを受けとらねばならない場合は別ですが、そうでないのにWord立ちあげさせられるのはつらい。

受けとる相手の手間をなるべく省くようにしましょう。

(1) ファイルを添付してそのまま送らないで、必ずメール本文になんのファイルかを明記すること。

「鳥辺野女子大学現代遊興学部1500893の遊野好子です。遊興倫理学のレポートをPDFで添付します。よろしくおねがいします。」ぐらい書けばよい。メールの件名(Subject)も忘れずにね。大学教員へのメールの書き方も見てください。

(2) PDFにする

PDFは規格が公開されていて、Webブラウザでも読めるしAcrobat Readerなどの動作が軽快な(軽い)アプリで読めるので便利です。どうしてもWordやExcelのファイルを送らねばならないという場合を除いて、なるべくPDFで送りましょう。もちろんその他指示されてたらそれにしたがってください。

(3) 内容を本文にコピペしておく

簡単な文書だったら、内容をメール本文にコピペしておいて「内容を本文に転記しておきます。正式なものは添付ファイルをご覧ください」のようにしてもらうと受けとる方は楽ですわね。事務的な添付ファイルはそうしたい。大学事務の人なぜこれやってくれないのかな。

(4) ファイル名に気をつける

たとえば「遊興倫理学」という科目のレポートの場合、「遊興倫理学レポート.docx」みたいなファイル名はよくありません。みんな「遊興倫理学レポート」って名前使ってしまって、複数のファイルがごっちゃになります。ちゃんとした先生はファイル名のつけ方も指定もすると思いますが、「遊興倫理学15000001遊野好子.pdf」みたいな形にしておくと、重複がなくなるので受けとる方は楽です。(昔はファイル名に空白入れるな、日本語使うな、みたいなのがありましたが、最近は気にする必要ないでしょう。) レポートなどの場合は教員がはっきり指定するべきですわね。

大学教員へのメールの書き方も見てください。

落ちそうな単位の頼みかた

そんなものはない。諦めてください。

毎年「大学教員へのメールの書き方」のページは2月と8月にアクセス数がすごいことになって、これはやはりメールで単位もらう交渉しようとしている学生様がけっこういるんでしょうな。

教員がわから見て、試験なりレポートなりが終ったあとに「単位ください」とか言われたってそんなの出せるはずがない。不正だし、そんな話がバレたり噂になったりしたら自分自身が懲罰の対象になってしまう。特になんか対価みたいなのがあるとやばい。

対価とかがなくても、「あの先生は頼めばなんとかなる」みたいな噂が広まるとまじめにやった学生様は腹が立つだろうし、まじめじゃない人は「んじゃ俺も頼もう」ってことになる。そんなのに対応してられるはずがない。

まあ教員側としては、そもそも単位とか落としたくて落としてるんじゃなくて、まあやむなく落としている。「授業で何度もくりかえした簡単な問題なのに」「あんなにいっしょうけんめい指導し」たのになんでこんな書き方するんだ」とかって点数悪い答案見ただけで不快になっていることも多い。そんなときにメールで「単位ください」なんもらったらもう腹たってしょうがないですね。レポートや試験答案用紙に「体育会〜部なのでなんとかお願いします」みたいに書いてるとそれだけで落としたくなることもありました1)弊社ではないけど体育会が強い非常勤先ではよくあった。まあそういうの頼まれるだけで不愉快。「許せん」みたいな感じになって非常に健康によくない。

単位やばい人がなにかできることがあるとすれば、事前に対面で事情を説明してなんかそれなりの対応してもらうことぐらいですかね。事情がやむをえない人なら考えてくれる先生もいるかもしれない。でもニヤっと笑って、「なんでもする?……それじゃ、してくれるかな……勉強を」って言うと思います。とにかく単位を交渉で獲得するなんてのは無理2)実は一つだけある。あなたが卒業回生で、あと1単位で卒業できるとかそういうのであれば、あなたの指導教員を連れてその単位が欲しい先生のところに頭下げに行くとなんとかなる場合があるかもしれない。これはもうそのあなたの指導教員の腕次第になる。あなた個人では無理。

References[ + ]

1. 弊社ではないけど体育会が強い非常勤先ではよくあった
2. 実は一つだけある。あなたが卒業回生で、あと1単位で卒業できるとかそういうのであれば、あなたの指導教員を連れてその単位が欲しい先生のところに頭下げに行くとなんとかなる場合があるかもしれない。これはもうそのあなたの指導教員の腕次第になる。あなた個人では無理。

携帯メールのアドレスの決め方

携帯メールのアドレスは好きに決められるし、どんどん変えて誰かから逃げられて便利(?)なのですが、アドレスを決めるときに注意しなければならないことがあります。次の二つを覚えておいてください。
– ドット(「.」)を連続させてはいません。(yamada..taro@example.comみたいなのはだめ)

  • アットマーク(@docomo.ne.jpの@)の直前にドット(.)をおいてはいけません。(yamada.@example.com みたいなのはだめ)
    これを守らないと、docomoやauどうしではメールできても、ふつうのパソコンからメールできなくなる場合があります。これはdocomoやauが悪いんだけど、消費者も自衛しなきゃなりません。非常に不便なのでやめて。だいたい凝っても意味ないってば。あと変な記号もだめ(ハイフン「-]とアンダースコア「_」以外)だけど、これはdocomoやauでも最初からはいらないんじゃないかな。

まあ、yamada.taro19651027@example.comぐらいにしときゃいいわけよ。あんまりこってはいけません。どうせ誰もアドレスの文字列なんか見てないんだからね。あと彼氏の名前入れるのはいいんだけど、私はおすすめしません。アドレスに自分の名前を入れさせようとする人(taro.love.forever@example.com)はDVの気があるので注意。ぜんぜんforever無理だし。

あと別にも書いたけど、携帯には名前入れにくいかもしれないけど、少なくともパソコンのメールには名前ちゃんと入れとくこと。「山田太郎」のように。基本的に「山田(空白)太郎」にはしない方がよいと思う。(docomoは名前入れられないそうですね。馬鹿ではないか。)

メールでのアポイントメントのとりかた

勉強その他について教員と相談するときは、可能なかぎりメールなどで連絡してください。「大学教員へのメールの書き方」  も読んでください。

メールでは希望する日時やNGな日・時間を明確にしてください。希望時間を第3希望ぐらいまであげてくれると選択できてよいですね。「このこの日のこの時間、この日の〜、あるいはそっちが選ぶならダメな日を出しときます」って伝えれば話が早い。

件名: 遊興倫理学ゼミの発表の相談
差出人: 江口聡 <foobar-1234.pekepeke-happy@docomo.example.com>

本文:

こんにちは。
現代遊興学部2回生の江口です 1)ゼミの学生という設定なので、「大学教員へのメールの書き方」の例文より自己紹介が簡単になってます。
遊興倫理学ゼミの発表の相談をしていただきたいのですが、お時間のあるときにおねがいできないでしょうか。

(1) 1日月曜日の2時ごろ、
(2) 2日火曜日の3時ごろ、
(3) 3日水曜日の4時ごろ

のどれかだと私としては都合がよいです。他の曜日でも大丈夫ですが、木曜の午後は国際遊興論、金曜の午前は遊興民俗論の授業が入っていて伺えません。よろしくおねがいします。

References[ + ]

1. ゼミの学生という設定なので、「大学教員へのメールの書き方」の例文より自己紹介が簡単になってます。